Oznamovanie informačných systémov

Ktorý informačný systém podlieha oznamovacej povinnosti?
Oznamovacej povinnosti podliehajú všetky informačné systémy, s výnimkou tých informačných systémov:

• ktoré sú vedené výlučne v listinnej podobe,
• ktoré podliehajú povinnosti osobitnej registrácie,
• kde prevádzkovateľ výkonom dohľadu nad ochranou osobných údajov poveril zodpovednú osobu,
• ktoré obsahujú osobné údaje o členstve osôb v občianskom združení alebo odborovej organizácii, a ak tieto osobné údaje spracúvajú a využívajú výlučne pre svoju vnútornú potrebu,
• ktoré obsahujú osobné údaje o náboženskej viere osôb združených v štátom uznanej cirkvi alebo náboženskej spoločnosti, a ak tieto osobné údaje spracúva cirkev alebo náboženská spoločnosť a využíva ich výlučne pre svoju vnútornú potrebu,
• ktoré obsahujú osobné údaje o členstve osôb v politickej strane alebo v politickom hnutí, ktoré sú ich členmi, a ak tieto osobné údaje spracúva politická strana alebo politické hnutie a využíva ich výlučne pre svoju vnútornú potrebu,
• v ktorých sú spracúvané osobné údaje na základe zákonov (vrátane priamo vykonateľného právne záväzného aktu Európskej únie alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná).

Ak prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na účely ochrany práv a právom chránených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany podľa § 10 ods. 3 písm. g) zákona o ochrane osobných údajov, tento informačný systém podlieha oznamovacej povinnosti vždy, bez ohľadu na to, či prevádzkovateľ má poverenú zodpovednú osobu alebo nie. Úrad môže rozhodnúť, že tento informačný systém podlieha osobitnej registrácii.

Ako si splniť oznamovaciu povinnosť?
Prevádzkovateľ je povinný vyplniť oznámenie informačného systému. Oznámenie informačného systému sa zasiela úradu písomne poštou, v podobe elektronického dokumentu, prostredníctvom elektronického formuláru alebo osobne do podateľne úradu. V prípade, keď oznámenie informačného systému vybavuje niekto iný ako prevádzkovateľ (napr. advokátska kancelária), v tom prípade je potrebné so žiadosťou doručiť aj splnomocnenie.

Je potrebné k vyplnenému oznámenou priložiť ďalšie dokumenty?
K oznámeniu sa neprikladajú ďalšie dokumenty. Ak však oznámenie nespĺňa všetky zákonom o ochrane osobných údajov predpísané náležitosti, úrad vyzve prevádzkovateľa na odstránenie nedostatkov. Pokiaľ prevádzkovateľ neodstráni nedostatky v určenej lehote, úrad nepridelí identifikačné číslo a na podané oznámenie sa neprihliada.

Vydáva úrad potvrdenie o splnení oznamovacej povinnosti?
Potvrdenie o splnení oznamovacej povinností vydá úrad len na žiadosť prevádzkovateľa.

Je oznamovacia povinnosť spoplatnená?
Nie, za oznámenie informačného systému sa nevyberá žiaden správny poplatok.

Kedy je možné začať so spracúvaním osobných údajov v informačnom systéme, ktorý podlieha oznamovacej povinnosti?
Začať spracúvať osobné údaje je možné ihneď po oznámení informačného systému úradu.